Sécurité du personnel
Tenez un registre des arrivées, des départs et des vérifications des antécédents, et repérez tout employé parti dont le compte est toujours actif.
À quoi sert la page
Sécurité du personnel est une page de la console Lavawall®, dans la section Compliance (GRC). Lavawall est la plateforme de RMM, de sécurité et de conformité de ThreeShield, conçue et hébergée au Canada. À propos de cette fonctionnalité.
La plupart des cadres de conformité demandent de prouver que les nouveaux employés ont été intégrés correctement, que les personnes parties ont fait l’objet d’un processus de départ et que leurs accès ont été retirés, et que des vérifications des antécédents ont été effectuées lorsqu’elles sont exigées. Sécurité du personnel tient ce registre pour vous.
Si votre annuaire Microsoft 365 ou Google Workspace est connecté, Sync from directory remplit le registre à votre place : les nouveaux comptes sont ajoutés, les noms, les titres de poste et les services sont mis à jour, et les personnes qui ont disparu de l’annuaire sont marquées comme parties. Si le compte d’une personne partie est toujours activé, la ligne est signalée en rouge et un problème est émis pour chacune d’elles. Sans annuaire connecté, vous ajoutez les personnes à la main.
Lorsqu’un auditeur demande une preuve, Snapshot to evidence enregistre le registre sous forme de chiffrier chiffré, rattaché au contrôle sur le personnel qu’il appuie, où il attend d’être révisé comme n’importe quelle autre preuve.
Ce que vous voyez
- En-tête et actions : l’annuaire à partir duquel le registre se synchronise et le moment de la dernière synchronisation, ainsi que Add a person, Sync from directory, Snapshot to evidence et Export.
- Tuiles de sommaire : Active people, Joiners without completed onboarding, Leavers without offboarding, Background checks pending et Leavers whose account is still enabled. Cliquez sur une tuile pour filtrer le tableau.
- Recherche et filtre Status : recherchez par nom, courriel ou service, et affichez Everyone, Active ou Leavers.
- Tableau des personnes : Person, Rôle, Status, Start, End, Account, Background check et On / offboarding, avec des boutons rapides pour consigner ce qui reste à faire.
- Boîte de dialogue d’une personne : s’ouvre lorsque vous cliquez sur un nom ou sur Add a person.
Comment synchroniser à partir de votre annuaire
- Sélectionnez Sync from directory.
- Le sommaire Directory sync indique combien de comptes ont été lus, ajoutés, mis à jour et marqués comme partis.
- Si une personne partie a toujours un compte activé, le sommaire l’indique et un problème est émis pour chacune. Désactivez ces comptes, puis synchronisez de nouveau pour éliminer les signaux rouges.
Comment ajouter ou modifier une personne
- Sélectionnez Add a person, ou cliquez sur le nom d’une personne dans le tableau.
- Remplissez Courriel (nouvelles personnes seulement), Nom, Job title, Department, Status, Start date et End date.
- Réglez Background check et Checked on si une vérification s’applique.
- Activez Onboarding done ou Offboarding done lorsque ces étapes sont terminées.
- Sélectionnez Enregistrer.
Comment consigner rapidement une intégration, un départ ou une vérification des antécédents
- Repérez la personne dans le tableau. Les éléments en suspens s’affichent sous forme de boutons à la fin de la ligne : Onboarding done, Offboarding done ou Check complete.
- Cliquez sur le bouton et confirmez avec Record it. La date du jour est consignée.
Comment enregistrer le registre comme preuve
- Sélectionnez Snapshot to evidence.
- Recherchez le contrôle sur le personnel que le registre appuie (par exemple cessation d’emploi, intégration ou vérification préalable à l’embauche) et cliquez dessus.
- Sélectionnez Save snapshot.
- Utilisez Open the evidence dans la confirmation pour examiner le nouvel élément de preuve.
Comment exporter le registre
- Sélectionnez Export.
- Un chiffrier du registre est téléchargé; son nom contient celui de votre entreprise et la date du jour.
Conseils
- Commencez par la tuile rouge Leavers whose account is still enabled. Ces lignes sont surlignées en rouge dans le tableau et sont les plus importantes à corriger.
- Une personne partie sans date de fin se voit attribuer la date du jour à l’enregistrement.
- Pour les personnes synchronisées à partir d’un annuaire, le nom, le titre de poste et le service sont mis à jour à chaque synchronisation; modifiez-les donc dans l’annuaire plutôt qu’ici.
- La colonne Account affiche « Not in directory » pour les personnes que vous avez ajoutées à la main.
Dépannage
- « No directory is connected, so people are added by hand » (aucun annuaire n’est connecté; les personnes sont donc ajoutées à la main).
- Connectez Microsoft 365 ou Google Workspace pour synchroniser automatiquement, ou utilisez Add a person.
- « Nobody in the register yet » (personne dans le registre pour le moment).
- Sélectionnez Sync from directory ou ajoutez les personnes à la main.
- « Evidence storage is not configured on this server » (le stockage des preuves n’est pas configuré sur ce serveur).
- Les instantanés ne peuvent pas être enregistrés tant que le stockage des preuves n’est pas disponible. Communiquez avec votre administrateur ou avec le soutien.
- « Choose a control » (choisissez un contrôle).
- Choisissez un contrôle dans la liste de la boîte de dialogue de l’instantané avant d’enregistrer.
- Je ne vois pas les boutons.
- L’ajout, la synchronisation et les instantanés exigent un rôle GRC qui permet de modifier; Export exige un rôle qui permet d’exporter.
Guides de tâches qui utilisent cette page
Articles connexes
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