Questionnaires de sécurité

Où le trouver

Conformité (GRC) › Questionnaires de sécurité

Qui peut l’utiliser

Toute personne dont le rôle de conformité (GRC) comprend les questionnaires de sécurité; importer, rédiger, approuver, exporter et modifier la bibliothèque de réponses exigent chacun l’autorisation de conformité correspondante

Pour

Tout le monde

Forfait

GRC Compliance Platform (inclus dans Complete). Voir les prix

Fonctionnalité

Automatisation de la conformité et de la GRC pour plus de 75 cadres de référence

À quoi sert la page

Questionnaires de sécurité est une page de la console Lavawall®, dans la section Conformité (GRC). Lavawall est la plateforme RMM, de sécurité et de conformité de ThreeShield, conçue et hébergée au Canada. À propos de cette fonctionnalité.

Les clients et les prospects envoient souvent de longs questionnaires de sécurité sous forme de feuilles de calcul. Cette page vous permet de téléverser le fichier du client, d’indiquer à Lavawall quelles colonnes contiennent les questions et les réponses, et de faire rédiger des réponses à partir de votre bibliothèque de réponses approuvées. Vous révisez et approuvez chaque réponse, puis vous téléchargez le fichier du client dont les cellules contiennent vos réponses.

L’Answer library (bibliothèque de réponses) contient les réponses approuvées de votre organisation. Chaque réponse peut comporter une réponse courte, une explication plus détaillée, un contrôle lié, des preuves liées, des étiquettes et une date de révision. Pour que les réponses restent fiables, une personne autre que la dernière à avoir modifié une réponse doit l’approuver, et seules les réponses approuvées servent à rédiger les réponses des questionnaires. Vous pouvez aussi créer des ébauches de réponses à partir des contrôles que vous avez déjà mis en œuvre.

Lorsque votre organisation l’a activée, l’IA peut rédiger des réponses lorsque rien dans la bibliothèque ne correspond. Les ébauches de l’IA doivent citer du contenu approuvé et sont clairement identifiées afin d’être révisées avant d’être utilisées.

Ce que vous voyez

1. Onglets : Questionnaires et Answer library.
2. Questionnaires customers sent us : chaque questionnaire importé, avec Titre, De, Échéance, Progress, État et Imported, ainsi que Import questionnaire.
3. Questionnaire workspace : les options de rédaction (seuil de correspondance avec la bibliothèque et IA), Draft answers, Try again for unanswered, les filtres par état, source et correspondance, la liste des questions (Where, Question, Answer, Source, State), Approve selected, Export et More.
4. Answer library : Seed from our controls, New answer, un filtre d’état et la liste des réponses avec Question, Answer, Linked to, State, Review by et Utilisé.

Comment importer le questionnaire d’un client

1. Dans l’onglet Questionnaires, sélectionnez Import questionnaire.
2. Saisissez un Titre, un From (customer) et une date d’Échéance, puis choisissez The customer’s file (.xlsx or .csv).
3. Sélectionnez Upload and continue.
4. Sous Which columns hold the questions and answers?, vérifiez chaque feuille : la colonne des questions, la colonne des réponses dans laquelle Lavawall écrit, une colonne de commentaires facultative pour les explications plus longues, et la première ligne qui contient une question. Lavawall a deviné ces choix à partir de la ligne d’en-tête.
5. Sélectionnez Import questions.

Comment rédiger et approuver des réponses

1. Ouvrez le questionnaire.
2. Choisissez Use a library answer when the match is at least un pourcentage donné. Un pourcentage plus bas trouve plus d’ébauches à vérifier; 90 % ne fait correspondre que des questions presque identiques.
3. Si l’option est offerte, cochez Ask AI when nothing matches (drafts must cite approved material).
4. Sélectionnez Draft answers. Utilisez Try again for unanswered après avoir enrichi la bibliothèque.
5. Filtrez par état (Unanswered, Drafted, Flagged, Approved) ou par source (Library, AI draft, Written by a person) pour parcourir la liste.
6. Modifiez une réponse et sélectionnez Enregistrer, puis Approve. Utilisez Flag pour les réponses qui demandent de l’attention, ou To library pour enregistrer une bonne réponse dans la bibliothèque à titre d’ébauche.
7. Pour en approuver plusieurs à la fois, cochez-les et sélectionnez Approve selected.

Comment exporter le questionnaire rempli

1. Dans le questionnaire, sélectionnez Export.
2. Choisissez Customer’s file with our answers (le classeur du client, avec les réponses dans ses cellules) ou Clean workbook (every question).
3. Cochez Include answers not yet approved seulement si vous voulez inclure les ébauches.
4. Lorsque vous l’avez envoyé, sélectionnez More › Mark as sent to the customer.

Comment bâtir votre bibliothèque de réponses

1. Ouvrez l’onglet Answer library.
2. Sélectionnez Seed from our controls pour créer des ébauches de réponses à partir des contrôles mis en œuvre, ou New answer pour en rédiger une.
3. Saisissez la Question, la Short answer et la Answer, puis, au besoin, liez un Control, des Preuves, des Étiquettes et une date Review by.
4. Sélectionnez Save as draft. Demandez à un collègue de l’approuver.

Comment gérer un questionnaire

1. Sélectionnez More dans le questionnaire.
2. Choisissez Edit details, Map columns again, Mark as sent to the customer, Reopen ou Supprimer.

Conseils

• Alimentez la bibliothèque à partir de vos contrôles avant votre premier questionnaire, et approuvez les réponses. La rédaction donne de meilleurs résultats avec une bibliothèque bien garnie.
• Modifier le texte d’une réponse approuvée la renvoie à l’état d’ébauche afin qu’une autre personne puisse l’approuver de nouveau.
• Si personne d’autre ne peut approuver une réponse, vous pouvez approuver la vôtre, mais vous devez en donner la raison, qui est présentée aux auditeurs.
• Les ébauches de l’IA sont marquées « AI draft - review before use ». Vérifiez-les toujours avant de les approuver.
• Mettez hors service les réponses périmées plutôt que de les supprimer.

Dépannage

Mon fichier .xls ne se téléverse pas.

Ouvrez-le d’abord dans Excel et enregistrez-le au format .xlsx.

« Columns not mapped yet ».

Ouvrez le questionnaire et sélectionnez Map columns pour terminer sa configuration.

« AI drafting is off for this company ».

La rédaction par IA est désactivée par défaut. Demandez à un administrateur si elle peut être activée dans les paramètres de conformité.

« AI limit reached ».

La rédaction par IA est limitée à un certain nombre de demandes par heure. Réessayez plus tard.

« Only the first … questions are imported ».

Les très gros questionnaires sont plafonnés. Divisez le fichier si vous avez besoin d’en importer davantage.

Guides pratiques qui utilisent cette page

• Répondre au questionnaire de sécurité d’un client et publier votre centre de confiance

Articles connexes

• Security Controls (Conformité (GRC))
• Controls (Control Design) (Conformité (GRC))
• Evidence Library (Conformité (GRC))
• Centre de confiance (Continuité des activités)
• Document Library (Conformité (GRC))

Besoin d’aide ?

Consultez le centre de soutien ou communiquez avec notre équipe de soutien en nous indiquant la page où vous étiez :

• Clavardage : utilisez le bouton de clavardage dans le coin inférieur droit de cette page pour joindre notre équipe tout de suite. Lorsque le consentement aux témoins est requis, le clavardage démarre après que vous l’avez accepté (paramètres des témoins).
• Courriel : envoyez un message à notre équipe de soutien par la page Nous joindre. Il est reçu directement par une personne.
• Téléphone : AB : 1-403-538-5053, C.-B. : 1-778-731-1339, ON : 1-289-724-8829, É.-U. : 1-406-988-7333, R.-U. : +44 20 3695 9786.

Les noms, entreprises, appareils et chiffres présentés dans les images sont des exemples. Les autres noms de produits et d’entreprises sont des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs.